Αυτή η ερώτηση έχει μπει στο τραπέζι κάθε γενικής συνέλευσης που σέβεται τον εαυτό της. Κάποιος κουράστηκε να είναι διαχειριστής. Ή κανείς δεν θέλει να αναλάβει. Ή απλώς ο τρόπος που λειτουργούσε μέχρι τώρα το κτίριο δεν πηγαίνει καλά. Και κάποια στιγμή, κάποιος λέει: μήπως καλύτερα να αναθέσουμε τη διαχείριση σε εταιρεία;
Δεν υπάρχει μία και μοναδική σωστή απάντηση σε αυτή την ερώτηση. Εξαρτάται από το κτίριο, από τους ανθρώπους που το κατοικούν, από τον διαθέσιμο χρόνο και από το πόσο πολύπλοκες είναι οι ανάγκες του. Αυτό που υπάρχει είναι μια ανάλυση των δύο επιλογών που σας βοηθά να πάρετε μια απόφαση με ανοιχτά μάτια.
Πώς Λειτουργεί η Αυτοδιαχείριση στην Πράξη
Η αυτοδιαχείριση, δηλαδή η επιλογή ενός ενοίκου ή ιδιοκτήτη ως διαχειριστή, είναι το παραδοσιακό μοντέλο στην Ελλάδα. Σύμφωνα με τον νόμο, κάθε πολυκατοικία υποχρεούται να έχει διαχειριστή, και αν κανείς δεν εθελοντικά αναλάβει, η θέση μπορεί να ανατεθεί εκ περιτροπής.
Ο εθελοντής διαχειριστής αναλαμβάνει ένα πλήθος καθηκόντων χωρίς αμοιβή: εκδίδει κοινόχρηστα, πληρώνει τους λογαριασμούς, παρακολουθεί τις οφειλές, οργανώνει γενικές συνελεύσεις, συντονίζει επισκευές, επικοινωνεί με τεχνικούς και κατοίκους. Σε ένα κτίριο δέκα ορόφων, αυτή η δουλειά μπορεί εύκολα να απαιτεί οκτώ με δέκα ώρες τον μήνα, ή και περισσότερες αν προκύψει κάποιο πρόβλημα.
Τα Θετικά της Αυτοδιαχείρισης
Το πιο προφανές πλεονέκτημα είναι το κόστος. Ένας εθελοντής διαχειριστής δεν λαμβάνει αμοιβή, οπότε η πολυκατοικία δεν έχει αυτό το πάγιο έξοδο κάθε μήνα. Σε μια εποχή που τα κοινόχρηστα είναι ήδη επιβαρυμένα, αυτό δεν είναι αμελητέο.
Ένα άλλο θετικό είναι η άμεση γνώση του κτιρίου. Ένας κάτοικος που ζει εδώ και δέκα χρόνια στο κτίριο γνωρίζει ποιοι τεχνικοί έχουν αποδειχτεί αξιόπιστοι, ποια προβλήματα επαναλαμβάνονται, ποιος γείτονας είναι ιδιαίτερα δύσκολος στις πληρωμές. Αυτή η γνώση δεν αγοράζεται.
Επίσης, σε μικρά κτίρια όπου όλοι οι ένοικοι γνωρίζονται καλά, η αυτοδιαχείριση μπορεί να λειτουργεί με φυσικό τρόπο: απλές συμφωνίες, γρήγορες αποφάσεις, άτυπη συνεννόηση που δεν χρειάζεται πολυσέλιδα πρακτικά.
Τέλος, ο εθελοντής διαχειριστής έχει άμεσο ενδιαφέρον για την εύρυθμη λειτουργία του κτιρίου. Ζει σε αυτό. Αυτό δημιουργεί ένα φυσικό κίνητρο που καμία εταιρεία δεν μπορεί να αντικαταστήσει.
Τα Αρνητικά της Αυτοδιαχείρισης
Ας μιλήσουμε ειλικρινά για αυτά, γιατί είναι πολλά και σοβαρά.
Πρώτα απ' όλα, ο χρόνος. Ο εθελοντής διαχειριστής δεν πληρώνεται για τις ώρες που αφιερώνει, αλλά αφιερώνει πραγματικές ώρες. Κάθε βλάβη, κάθε παράπονο, κάθε καθυστερημένη πληρωμή, κάθε λογαριασμός που πρέπει να εξοφληθεί σημαίνει χρόνο αφαιρεμένο από την προσωπική ζωή. Με τα χρόνια, αυτό γίνεται βάρος που πολλοί αδυνατούν ή δεν θέλουν να συνεχίσουν να σηκώνουν.
Δεύτερον, η έλλειψη εξειδίκευσης. Η διαχείριση πολυκατοικίας απαιτεί γνώσεις νομικές, λογιστικές και τεχνικές. Τι ισχύει για τα κλειστά διαμερίσματα; Πώς γίνεται σωστά η κατανομή των δαπανών θέρμανσης; Πότε χρειάζεται γενική συνέλευση πριν μια επισκευή; Ποια είναι η διαδικασία για να κινηθεί νομικά το κτίριο κατά ενός οφειλέτη; Οι περισσότεροι εθελοντές διαχειριστές μαθαίνουν αυτά τα πράγματα κάνοντας λάθη, και κάποια από αυτά τα λάθη κοστίζουν.
Τρίτον, η ανθρώπινη τριβή. Είναι δύσκολο να χτυπήσεις την πόρτα ενός γείτονα για να ζητήσεις χρήματα που χρωστάει. Είναι δύσκολο να αντιμετωπίσεις παράπονα από ανθρώπους με τους οποίους μοιράζεσαι το ίδιο κλιμακοστάσιο. Πολλοί εθελοντές διαχειριστές αποφεύγουν τις αναγκαίες αλλά δύσκολες συνομιλίες, με αποτέλεσμα προβλήματα να παραμένουν άλυτα για μήνες.
Τέταρτον, η έλλειψη συνέχειας. Όταν ο διαχειριστής αποφασίσει να σταματήσει, ο επόμενος ξεκινά συχνά από το μηδέν. Δεν υπάρχει οργανωμένο αρχείο, δεν υπάρχει ιστορικό, δεν υπάρχει τεκμηρίωση. Ό,τι γνώριζε ο προηγούμενος παραμένει στο μυαλό του.
Πώς Λειτουργεί η Εταιρεία Διαχείρισης
Όταν η γενική συνέλευση αποφασίσει να αναθέσει τη διαχείριση σε εταιρεία, αυτή αναλαμβάνει τα καθήκοντα του διαχειριστή ή υποστηρίζει τον επίσημο διαχειριστή ανάλογα με τον τύπο της σύμβασης. Οι περισσότερες εταιρείες αναλαμβάνουν την έκδοση κοινοχρήστων, την είσπραξη, την πληρωμή λογαριασμών, την οργάνωση συντήρησης, την παρακολούθηση οφειλών και σε πολλές περιπτώσεις νομική υποστήριξη για ληξιπρόθεσμες οφειλές.
Η μετάβαση από αυτοδιαχείριση σε εταιρεία απαιτεί απόφαση γενικής συνέλευσης με ψήφους που αντιπροσωπεύουν τουλάχιστον το 51% των ιδιοκτητών. Αφού ληφθεί η απόφαση, ο τρέχων διαχειριστής παραδίδει το αποθεματικό, τα έγγραφα και τα αρχεία, και η εταιρεία αναλαμβάνει.
Τα Θετικά της Εταιρείας Διαχείρισης
Το πιο σημαντικό πλεονέκτημα είναι η επαγγελματική εξειδίκευση. Μια εταιρεία που ασχολείται αποκλειστικά με τη διαχείριση πολυκατοικιών γνωρίζει τη νομοθεσία, γνωρίζει τη σωστή διαδικασία για κάθε κατάσταση και δεν μαθαίνει εις βάρος σας. Έχει ήδη αντιμετωπίσει τις περισσότερες καταστάσεις που μπορεί να προκύψουν σε ένα κτίριο.
Η διαφάνεια είναι ένα ακόμα σημαντικό πλεονέκτημα. Οι επαγγελματικές εταιρείες παρέχουν αναλυτικές οικονομικές καταστάσεις, αποδείξεις για κάθε δαπάνη και πλήρη αρχεία. Οι ένοικοι σταματούν να υποψιάζονται επειδή μπορούν να ελέγξουν τα πάντα.
Η απελευθέρωση από τον διοικητικό φόρτο είναι ίσως ο λόγος που οδηγεί τις περισσότερες πολυκατοικίες στην επιλογή εταιρείας. Κανείς δεν χρειάζεται να θυσιάζει τα απογεύματά του για να οργανώσει επισκευές, να κυνηγά οφειλέτες ή να συντάσσει πρακτικά συνελεύσεων.
Επίσης, οι εταιρείες φέρουν αντικειμενικότητα. Όταν χρειαστεί να ειδοποιηθεί κάποιος για καθυστερημένη πληρωμή ή να αντιμετωπιστεί μια δύσκολη κατάσταση, η εταιρεία το κάνει χωρίς συναισθηματική φόρτιση και χωρίς να επηρεαστεί η καθημερινή σχέση μεταξύ γειτόνων.
Ακόμα, πολλές εταιρείες προσφέρουν διαθεσιμότητα 24 ώρες το 24ωρο για επείγοντα περιστατικά, κάτι που κανένας εθελοντής διαχειριστής δεν μπορεί ρεαλιστικά να εγγυηθεί. Αν σπάσει κάτι ένα Σαββατοκύριακο, υπάρχει κάποιος που απαντά.
Τα Αρνητικά της Εταιρείας Διαχείρισης
Το κόστος είναι το πιο εμφανές αρνητικό. Μια εταιρεία διαχείρισης χρεώνει μηνιαία αμοιβή για τις υπηρεσίες της, η οποία επιβαρύνει τα κοινόχρηστα κάθε ενοίκου. Για μικρά κτίρια με λίγα διαμερίσματα, αυτό το κόστος μπορεί να αντιπροσωπεύει σημαντικό μέρος του μηνιαίου λογαριασμού.
Ένα άλλο αρνητικό είναι η απόσταση. Μια εταιρεία που διαχειρίζεται δεκάδες κτίρια ταυτόχρονα δεν γνωρίζει τις ιδιαιτερότητες του δικού σας τόσο καλά όσο κάποιος που ζει σε αυτό. Ο χρόνος ανταπόκρισης σε μη επείγοντα θέματα μπορεί να είναι πιο αργός από όσο θα ήθελε κανείς.
Υπάρχει επίσης ο κίνδυνος να επιλεγεί μια εταιρεία που δεν αντεπεξέρχεται στις υποσχέσεις της. Η αγορά διαχείρισης πολυκατοικιών δεν είναι πλήρως ρυθμισμένη, οπότε η ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών διαφέρει πολύ. Μια εταιρεία που υπόσχεται πολλά και παρέχει λίγα μπορεί να αφήσει το κτίριο σε χειρότερη κατάσταση από πριν.
Τέλος, η αλλαγή εταιρείας δεν είναι πάντα εύκολη. Απαιτεί νέα γενική συνέλευση, νέα απόφαση και μια μεταβατική περίοδο που μπορεί να δημιουργήσει κενό στη διαχείριση.
Η Τρίτη Επιλογή: Αυτοδιαχείριση με Ψηφιακά Εργαλεία
Υπάρχει και ένα τρίτο μοντέλο που τα τελευταία χρόνια κερδίζει συνεχώς έδαφος και που πολλές πολυκατοικίες αγνοούν: ο εθελοντής διαχειριστής που χρησιμοποιεί ένα σύγχρονο ψηφιακό εργαλείο.
Εδώ ακριβώς μπαίνει στην εικόνα το mrbill.gr. Η πλατφόρμα δεν αντικαθιστά τον διαχειριστή αλλά αντικαθιστά σχεδόν όλη τη χειρονακτική δουλειά που κάνει: εκδίδει αυτόματα τα κοινόχρηστα βάσει των χιλιοστών κάθε διαμερίσματος, στέλνει αυτόματες ειδοποιήσεις μέσω SMS και email για καθυστερημένες πληρωμές, παρακολουθεί σε πραγματικό χρόνο το ιστορικό πληρωμών κάθε διαμερίσματος και παρέχει πλήρες ψηφιακό αρχείο για κάθε δαπάνη με τις αντίστοιχες αποδείξεις.
Αυτό σημαίνει ότι ο εθελοντής διαχειριστής κρατά τη γνώση και την εγγύτητα που έχει ως κάτοικος του κτιρίου, αλλά απαλλάσσεται από το μεγαλύτερο μέρος της γραφειοκρατίας. Η επικοινωνία για οφειλές δεν γίνεται πλέον με αμήχανες συνομιλίες στο κλιμακοστάσιο, αλλά αυτόματα από το σύστημα. Τα αρχεία δεν χάνονται όταν αλλάζει διαχειριστής. Και κάθε ένοικος έχει πρόσβαση στον δικό του λογαριασμό όπου βλέπει αναλυτικά τι και γιατί πληρώνει.
Αυτό το μοντέλο προσφέρει πολλά από τα πλεονεκτήματα και της εταιρείας (διαφάνεια, αυτοματισμός, τεκμηρίωση) και της αυτοδιαχείρισης (χαμηλό κόστος, άμεση γνώση του κτιρίου) χωρίς τα κύρια μειονεκτήματα και των δύο.
Ποια Επιλογή Ταιριάζει σε Ποιο Κτίριο
Δεν υπάρχει καθολική απάντηση, αλλά υπάρχουν ορισμένα κριτήρια που βοηθούν στην επιλογή.
Η αυτοδιαχείριση ταιριάζει καλύτερα σε μικρά κτίρια με 4 έως 8 διαμερίσματα, όπου οι ένοικοι γνωρίζονται καλά, υπάρχει κλίμα εμπιστοσύνης και ένας από αυτούς έχει χρόνο και διάθεση να αναλάβει το ρόλο. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η ανάθεση σε εταιρεία μπορεί να αισθάνεται υπερβολική και το κόστος δεν δικαιολογείται.
Η εταιρεία διαχείρισης ταιριάζει καλύτερα σε μεγάλα κτίρια με πολλές υποχρεώσεις, σε κτίρια με ιστορικό διαφωνιών και εντάσεων που καθιστούν δύσκολη οποιαδήποτε εσωτερική συνεννόηση, σε κτίρια με μεγάλο αριθμό ανεξόφλητων οφειλών που χρειάζονται συστηματική αντιμετώπιση, ή σε κτίρια όπου κανείς δεν θέλει να αναλάβει τον ρόλο του διαχειριστή.
Η αυτοδιαχείριση με ψηφιακό εργαλείο ταιριάζει στη μεγάλη πλειοψηφία των ενδιάμεσων περιπτώσεων: κτίρια μέσου μεγέθους όπου κάποιος θέλει να αναλάβει αλλά δεν θέλει να πνιγεί στη γραφειοκρατία. Αυτό είναι σήμερα το πιο ισορροπημένο μοντέλο για τις ελληνικές πολυκατοικίες.
Τι Πρέπει να Ελέγξετε Πριν Επιλέξετε Εταιρεία
Αν η γενική συνέλευση αποφασίσει να πάει σε εταιρεία, υπάρχουν ορισμένα πράγματα που πρέπει να εξεταστούν προσεκτικά πριν υπογραφεί σύμβαση.
Τι ακριβώς περιλαμβάνει η αμοιβή και τι χρεώνεται επιπλέον; Πολλές εταιρείες έχουν χαμηλή βασική αμοιβή αλλά χρεώνουν ξεχωριστά για κάθε επισκευή, κάθε επίσκεψη τεχνικού ή κάθε νομική ενέργεια. Ο πραγματικός μηνιαίος λογαριασμός μπορεί να είναι πολύ διαφορετικός από αυτό που δείχνει η αρχική προσφορά.
Πόσα κτίρια διαχειρίζεται ταυτόχρονα η εταιρεία; Αν ο αριθμός είναι πολύ μεγάλος σε σχέση με το μέγεθος της ομάδας, η ανταπόκριση μπορεί να είναι αργή. Ποια είναι η διαδικασία για έκτακτα περιστατικά; Υπάρχει γραμμή 24 ώρες; Τι γίνεται αν δεν είστε ικανοποιημένοι; Πόσο εύκολη είναι η λύση της σύμβασης;
Και πάνω από όλα: υπάρχουν αναφορές από άλλες πολυκατοικίες που συνεργάζονται ή συνεργάστηκαν με αυτή την εταιρεία; Η φήμη στον χώρο αυτό είναι ό,τι πιο αξιόπιστο υπάρχει.
Συμπέρασμα
Η επιλογή ανάμεσα σε αυτοδιαχείριση και εταιρεία δεν είναι απλώς οικονομικό ζήτημα. Είναι ζήτημα οργάνωσης, εμπιστοσύνης και ποιότητας ζωής μέσα στο κτίριο. Και οι δύο επιλογές μπορούν να λειτουργήσουν άψογα ή να αποτύχουν παταγωδώς, ανάλογα με τις συνθήκες και τους ανθρώπους που εμπλέκονται.
Αυτό που αλλάζει τα πράγματα σήμερα είναι η διαθεσιμότητα εργαλείων που κάνουν την αυτοδιαχείριση πιο εύκολη και πιο επαγγελματική από ποτέ. Ένας εθελοντής διαχειριστής που χρησιμοποιεί σωστά το mrbill.gr μπορεί να παρέχει στο κτίριο επίπεδο διαφάνειας και οργάνωσης που παλιότερα απαιτούσε επαγγελματική εταιρεία, χωρίς το αντίστοιχο κόστος.
Ό,τι και να επιλέξετε, το κλειδί είναι να μην αφήνετε τη διαχείριση του κτιρίου σας να λειτουργεί με μισά μέτρα. Το σπίτι σας αξίζει καλύτερα.
